Апостиль та апостилювання документів

Апостиль документів дозволяє їх використовувати на території інших держав без додаткової легалізації.

Апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує дійсність підпису на документі, повноваження особи, що його підписала, а також справжність відбитку печатки або штампа на ньому.

Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 20.11.2025 № 3177/5 (далі – Порядок).

Для проставлення апостиля на наявному у заявника офіційному документі, призначеному для використання на території іншої держави (далі – офіційний документ), подається заява про проставлення апостиля в усній формі шляхом його особистого звернення до:

- будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України (далі – відділ);

- нотаріуса;

- Державної архівної служби України, якщо документ, виданий державною архівною установою (далі – архівний документ).

У разі перебування заявника за кордоном, проставлення апостиля на наявному у такого заявника в паперовій формі офіційному документі може здійснюватися за його зверненням, надісланим поштовим відправленням до:

- будь-якого відділу;

- Державної архівної служби України, якщо потрібно апостилювати архівний документ (пункт 1 розділу ІІ Порядку).

Якщо особа, не може особисто звернутися чи надіслати документи поштою, за неї це може зробити її представник.

Для проставлення апостиля заявник окрім заяви подає:

- документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус». У разі коли таким заявником є іноземець або особа без громадянства, документом, що посвідчує його особу, є національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або інший документ, що посвідчує особу іноземця або особи без громадянства;

- оригінал офіційного документа або його копію, засвідчену в установленому порядку. Оригінал офіційного документа в паперовій формі заявником не подається у випадку апостилювання виписки з Єдиного державного реєстру;

- платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля.

Не подається заявником платіжна інструкція у разі звільнення від сплати послуги з проставлення апостиля особи, безпосередньо якої стосується офіційний документ.

На підтвердження права на звільнення від сплати послуги заявником у разі його особистого звернення за проставленням апостиля пред’являється документ, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Якщо звернення заявника надіслане поштовим відправленням, до нього має долучатися копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, засвідчена в установленому порядку.

У разі відсутності у заявника офіційного документа в паперовій формі, він може звернутися за його витребуванням (отриманням) відповідно до законодавства та проставлення на ньому апостиля.

Якщо таким документом є документ про державну реєстрацію актів цивільного стану, заявник звертається до будь-якого відділу.

Якщо таким документом є архівний документ, заявник звертається до Державної архівної служби України.

Якщо таким документом є виписка з Єдиного державного реєстру, заявник звертається до територіального органу Міністерства юстиції України.

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 3 робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня після реєстрації в Реєстрі заяви про проставлення апостиля.

Якщо під час розгляду офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, у посадової особи такий документ викликає підозру у його підробці, Міністерство юстиції України надсилає суб’єкту, від якого виходив такий документ, відповідний запит.

У такому випадку посадова особа Мін’юсту зупиняє розгляд офіційного документа, поданого для проставлення апостиля, на строк до одного місяця.

Про результат розгляду заяви про проставлення апостиля та офіційних документів, поданих для проставлення апостиля, в паперовій формі посадова особа відділу, Державної архівної служби України, нотаріус не пізніше наступного робочого дня з дня прийняття відповідного рішення інформує заявника, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві про проставлення апостиля.

Плата за надання послуг з проставлення апостиля справляється у відповідному розмірі від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, установленого законом на 1 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проставлення апостиля, та округлюється до найближчих 10 гривень. Оскільки Законом України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» встановлено прожитковий мінімум для працездатних осіб у розмірі 3328 грн, з 1 січня 2026 року плата за проставлення апостиля становить:
-для фізичних осіб (0,2 прожиткового мінімуму) – 670 грн;
- для юридичних осіб (0,35 прожиткового мінімуму) – 1160 грн.